Das Gemeindearchiv ist für eine dauerhafte und fachgerechte Lagerung des gemeindlichen Schriftgutes verantwortlich.

Ausgangssituation

In NRW sind Aufbau, Sicherung und Nutzungsangebot öffentlichen Archivguts eine gesetzliche kommunale Aufgabe. Wegen der engen Finanz- und Personaldecke konnte in Odenthal keine permanente Archivarbeit geleistet werden. Es wurden im ehemaligen Schulgebäude aus dem 19. Jahrhundert provisorische Archivräume in einer Mansardenwohnung angelegt. Das dort gelagerte Material datiert aus einem Zeitraum zwischen 1808-1975. 1808 kann als Beginn der politischen Gemeinde Odenthal nach den von Napoleon erlassenen Verwaltungsvorschriften angesehen werden. Darin ist unter Anderem festgelegt, dass die Verwaltung ein Archiv zu führen hat. In der anschließenden Preußenzeit realisierte die Bürgermeisterei das bis heute gut erhaltene Aktenarchiv.

Der aktuelle Umfang der gesammelten Materialien kann nicht anwachsen, da aus statischen Gründen seit 2014 kein weiteres Archivgut mehr aufgenommen werden darf. Neben eingelagerten Büchern, Medaillen, Bildern, Karten und Fotografien gibt es etwa 360 Archivkartons in denen ca. 3000 Akten enthalten sind. Zu diesen Akten existiert eine manuelle Dokumentation(„Findbuch“), in dem stichwortartig einige Inhalte der Akten, allerdings nach keinem einheitlichen Regelwerk, beschrieben sind. Angelegt wurde dieses „Findbuch“ bis 1999 vom ehemaligen Gemeindedirektor Klein nach seiner Pensionierung. Zusätzlich zu diesem Bestand findet man noch eine ganze Reihe weiterer Akten, die allerdings noch nicht aufgearbeitet sind. Mehrheitlich liegen handschriftliche Dokumente vor, meist in Sütterlin geschrieben, und daher nicht immer einfach zu entziffern.

Archivbetreuung

Um der kommunalen Verpflichtung ein geordnetes recherchefähiges Archiv zur Verfügung zu stellen, konnte im Herbst 2012 über die Ehrenamtsbörse ein Team mit sechs Mitgliedern aufgestellt werden. Dieses Team hat zunächst in den vier Räumen Putzdienst geleistet und grundlegend eine überschaubare Ordnung hergestellt, die entsprechend dokumentiert ist. Ein wichtiges Ergebnis dieser Arbeit war die Digitalisierung des oben erwähnten Findbuches. Die Gemeinde stellte zwei PC’s zur Verfügung und finanzierte die Anschaffung 
und Betreuung der professionellen Archivsoftware AUGIAS. Mit Unterstützung von Archivaren des LVR-Archivamts Brauweiler wurde begonnen das Findbuch nach archivarischen Grundsätzen  nach AUGIAS zu übertragen. Ziel ist es, das gesamte Archivmaterial in AUGIAS zu erfassen und über das Internet einem allgemeinen Nutzerkreis für Recherchen zur Verfügung zu stellen. Ende 2014 sind etwa 25% der in den Archivkartons lagernden Akten nach AUGIAS übertragen. Damit besteht die Möglichkeit für diesen Teilbestand mit beliebigen Suchbegriffen zu recherchieren und anschließend entsprechende Originalakten einzusehen.

Ein Besuch im Archiv ist nur nach vorheriger Terminvereinbarung möglich.