Zugangseröffnung - so erreichen Sie uns online
Gerne können Sie uns Ihre Fragen, Anregungen, Anliegen oder Terminanfragen auch online senden. Wir bieten Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung. Da es die verschiedensten Möglichkeiten, Formate und technischen Standards gibt, hier unsere aktuellen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.
Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen Schreiben und formgebundenen Schreiben unterschieden, die in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (zum Beispiel Widerspruch und viele Anträge). Auch bei der elektronischen Übersendung gibt es hier Unterschiede, die wir Ihnen nachfolgend gerne erläutern:
I. Formfreie elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Odenthal
Einfache Anliegen, Hinweise und Beschwerden sowie Terminanfragen und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie uns auch weiterhin einfach online per E-Mail schicken.
E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden. Bitte senden Sie Ihre E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse: post@odenthal.de
De-Mails werden von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt versandt. Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.
Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: post@odenthal.de-mail.de
II. Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Odenthal
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG“ versehen sein oder per DE-Mail mit Absendebestätigung. Achtung: Bitte beachten Sie, dass die Gemeinde Odenthal derzeit keine normalen Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur entgegen nehmen kann. Es bleibt nur die DE-Mail. Siehe auch IV Rechtliches.
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Gemeinde Odenthal elektronisch kommunizieren.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.
III. Dateianhänge
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:
Adobe Acrobat bis Version 9 (.pdf),
Microsoft Word bis Version 2010 (.doc oder .docx),
Microsoft EXCEL ab Version 5 bis Version 2010 (.xls oder .xlsx),
Text (.txt),
Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .gif, .png),
Komprimierte Dateien (.zip),
jeweils ohne Makros.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail ggf. nicht bearbeitet werden.
Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.
Die Größe der annehmbaren E-Mails ist beschränkt auf max. 19 MByte.
IV. Rechtliches
Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Diese Form der elektronischen Signatur kann derzeit nur auf Antrag durch sogenannte Trustcenter in Form einer Chipkarte ausgegeben werden. Diese Trustcenter müssen bei der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) registriert und geprüft sein.
Leider kann die Gemeinde Odenthal aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen.
Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einer Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können, außer, Sie verwenden eine DE-Mail Zustellung. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, beachten Sie bitte, dass dies auf elektronischem Wege leider nicht möglich ist. Auch hier gilt die Ausnahme der DE-Mail.
Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger soweit möglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Odenthal und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Oder rufen Sie bei technischen Fragen bei der EDV-Abteilung der Gemeinde Odenthal unter der Telefonnummer 02202710117 an.
